役員間の連絡手段は?LINEのグループトークとメーリングリスト、どちらがベストか。

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保育園の役員になり1ヶ月。先日役員総会で役割分担と引き継ぎを行いました。

さっそく仕事として舞い込んできたのが、役員間の連絡網の作成!

役員間の連絡手段、一般的にはLINEのグループトークかメーリングリストになるかと思いますが、

それぞれのメリット・デメリットとどちらがベストな連絡手段かをまとめたいと思います。

 

一番手っ取り早いのはLINE

役員間の連絡手段として、一番手っ取り早いのはLINEのグループトークだと思います。

メリット・デメリットは以下の通り。

 

メリット

  • 手軽に連絡がとれる
  • 見る確率が高い
  • 既読がつくので連絡が回ったかどうかの確認が容易
  • ノート、日程調整など便利な機能がある
  • ファイルの送受信が可能

 

みんな使っていて手軽で、ファイルの送受信や日程調整など役員会のお仕事上必要な機能もしっかり備わっているLINE。

連絡が回る確実性や速度(みんな見ますしね)はLINE以上のものはないと思いますし、

既読マークがつくので、連絡がちゃんと回ったか確認できるのがすごくいいです。

チャットツールなどと比べて敷居が高くないのに、ワンストップで色々できるのは本当に便利!

 

デメリット

対して、デメリットは以下の通り。

 

  • 過去のやりとりを確認しにくい(スクロールが面倒)
  • 最初にグループを作るのが大変
  • 全員が全員LINEをやっているわけではない

 

役員全体だからそんなに活発に連絡し合うことはないかもしれませんが、過去のやりとりを確認するのにスクロールは若干面倒だなと思います。

大事な連絡はトークで流されていってしまう可能性もあるので、ノートにするという配慮が必要。

 

また、グループ作りに関しては、はじめましての人十数名と一気にLINE交換してグループ作るのはちょっと大変ですね。

他の連絡手段でも交換の手間はかかるのですが、LINEの場合、表示名が旧姓だったり名前だけだったりすると「どれが誰よ!?」状態になり、最初は混乱します^^;

 

みーご
表示名を書き換えるのも正直ちょっと手間です…すみません(;´∀`)

 

また、LINEをやっていない人・プライベート以外で使いたくない人・ガラケーの人も当然ながらいらっしゃいます。

ネットを見ているとLINEで役員間のやりとりをするのは結構賛否ありますね…。

色々な事情がある中、全員が必ずしも使える・使いたいと思っているとは限らないのがLINEのデメリットかもしません。

 

その他のデメリットとしては、個人的には誤爆リスクが怖いというのがありますが(笑)

これはLINEの問題というより私自身の問題か?

 

誰でも利用しやすいのはメーリングリスト

ものすごくアナログですが、LINEの対抗馬としては現状メーリングリストに変わるものはないかと思います。

メーリスのメリット・デメリットは以下の通り。

 

メリット

  • ガラケーでも使える
  • 利用のハードルが低い(心理的にも技術的な難易度的にも)
  • 過去のやりとりを確認しやすい

 

メーリスは、ガラケー・スマホなど端末を問わず使えますし、メールが使えないという人はほぼいないでしょう。

専門的なアプリなどよりもほとんどの人が使い慣れていて、利用のハードルがとても低いです。

LINEと比べて秀でている点としては、過去のやりとりの確認が容易なところでしょうか。

メールであれば検索もできますし、フォルダ分けもできますからね。

また、メールなので当然添付ファイルなどのやりとりも可能です。

 

デメリット

  • メールを全員が確認したかどうかがわからないこと。

 

メーリスの最大のデメリットですが、全員がメールを確認したかどうかがわからないところです。

個人メールだとあまり頻繁にチェックしない人もいますし、そもそもドメイン拒否で届いていない可能性もあり…。

返信がない人には個別に連絡をとる必要も出てくるので、送信側としてはちょっと面倒です。

この点LINEは通知が分かりやすくて読み逃す心配も少なく、既読確認もできるのでいいなと思います。

 

うちの園は、メーリングリストになりました

うちの園ですが、役員さんの中にLINEを使いたくない方・ガラケーの方が数名いらっしゃったので、メーリングリストに決定しました。

メーリスを作成したついでにメーリングリストの代表的なサービスや、メアドの集め方なども紹介したいと思います。

 

代表的なメーリングリストサービス

作成までは、メーリスなんてまだサービス提供してるところあるの…?と思っていたのですが、意外にもありました。

代表的なところで、

 

  • freeml
  • ALL MAIL SERVER
  • らくらく連絡網

 

などなど、無料のサービスだとこんなところでしょうか。

広告が入るもの、プロフィール登録が必要なもの、出欠確認などメール以外の機能がついているものと、各社異なるので比較検討されることをおすすめします。

 

私は機能はメーリスのみだけど広告が入らず、会員登録の必要ない「ALL MAIL SERVER」を選びました。

広告メールが送られてくるものは他のみなさんに迷惑がかかってしまいますし、あまり個人情報を入力するところも微妙だなーと思い。

ALL MAIL SERVERは管理画面に90年代頃の懐かしさを感じるくらいで不便な点は特になく、使いやすいです。

 

メアド収集は、まず全員に自分のアドレスを配布するとスムーズ!

メーリングリスト作成にあたり役員全員のメールアドレスを収集しないといけませんが、全員にその場で書いてもらうよりも自分のアドレスを配布してそこ宛にメールを送ってもらうとスムーズです。

手書きだと読みにくかったり判別しにくい文字もあったりで、あまり効率的ではないです。

役員さんには多少の手間が発生してしまいますが、間違いがなく、作成側としてもメーリス登録作業がコピペで済むので楽ちんでした^^;

 

みーご
メールを送ってもらう時は期限も設けるとよりスムーズですよ!

 

手軽さ・効率はLINEに軍配。
でも、利用には様々な考えがあるため無難なのはメーリングリスト。

個人的には、連絡の配信・既読確認・日程調整などの機能面を全て兼ね揃えたLINEが一番手軽で便利だと思います。

しかし、様々な事情がありLINEを使えない人・使いたくない人がいらっしゃるのも事実。

やはり誰でも利用しやすく、程よい距離感があり、スマホでもガラケーでも使えるメーリングリストが無難なような気がします。

でももっと便利なツールがあるような気もしている…何か良い方法が見つかったらまた加筆します^_^

 

以上、役員間の連絡ツールについてでした!

 

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